KI-Verzeichnis anlegen: Rolle und nächsten Termin für jede KI-Funktion im Betrieb kostenlos klären

Die erste Fassung eines KI-Verzeichnisses ist fast immer zu kurz. ChatGPT steht darin und vielleicht Copilot. Der Assistent, den eine Agentur ins Service-Postfach gebaut hat, fehlt meistens, und die App, mit der ein Techniker seine Sprachnotizen abtippen lässt, fehlt fast immer. hagel IT schlägt in seinem Fahrplan zur KI-Verordnung für kleine und mittlere Betriebe für die erste Woche eine schlichte Liste vor, mit den Spalten Tool, Lieferant, Anwendungsfall und Datenfluss.

Wir haben diese Liste um die Spalten erweitert, an denen die Pflichten aus der KI-Verordnung hängen. Dazu kommen eine Spalte für die Rolle im Sinne der Verordnung und eine für die Risikoklasse. Die dritte neue Spalte nennt den nächsten Termin. Jeder Abschnitt unten ist eine Zeile, wie sie in Betrieben mit einigen Dutzend Beschäftigten auftaucht, und zu jeder Zeile gehört ein kostenloses Werkzeug, das eine offene Spalte füllt. Die Zahlen und Fristen stammen von Seiten, die wir Mitte Oktober 2026 aufgerufen haben.

Auch der Spamfilter darf ins Verzeichnis. Der Risikoklassen-Check von frag.hugo hält trocken fest, wer den Spam-Filter meine, brauche nichts von alledem. Eine Zeile mit dem Vermerk „keine Pflichten“ ist trotzdem besser als eine Lücke, nach der später jemand fragt.

Selbst gebaut oder bauen lassen

Zeile 1 im KI-Verzeichnis: Antwortentwürfe im Service-Postfach, programmiert von einer Agentur

Eine Agentur hat ein Sprachmodell an das Service-Postfach angebunden. Der Assistent liest eingehende Anfragen und schlägt eine Antwort vor, die eine Kollegin prüft und abschickt. Im Verzeichnis bleibt die Spalte „Rolle“ leer, weil niemand sicher ist, ob die Firma damit zum Anbieter geworden ist.

Mit genau dieser Frage beginnt der KI-Risikoklassen-Check, der zuerst die eigene Rolle klärt. Zur Wahl stehen ein fertiges Produkt eines anderen Herstellers, ein System, das Sie selbst entwickeln oder entwickeln lassen und unter eigenem Namen herausgeben, und KI in einem eigenen Produkt mit CE-Zeichen. Bei der mittleren Antwort steht ausdrücklich, dass sie auch gilt, wenn eine Agentur programmiert hat und Ihr Name auf dem Produkt steht. Für unseren Fall liefert die Seite einen Satz, den wir uns notiert haben. Ein Sprachmodell über eine Schnittstelle in die eigene Software einzubauen, ist ein Grenzfall, und Sie bleiben Betreiber, solange der Zweck nicht in Richtung Hochrisiko wandert. Bei Hochrisiko-Systemen nennt Art. 25 Abs. 1 drei Handlungen, die aus einem Betreiber einen Anbieter machen: eigener Name auf dem System, eine wesentliche Änderung oder ein neuer Zweck, der das System erst hochriskant macht. Konfigurieren, ein Kundenlogo oder eigene Daten einspielen gilt laut Check nicht als wesentliche Änderung (Art. 3 Nr. 23).

Danach geht der Bogen die Verbote und die übrigen Risikoklassen durch. Am Ende steht eine Liste mit Artikeln und Daten zum Ausdrucken, die wir als Anlage an die Zeile heften. Die Bußgeldtabelle rechnet ein Beispiel vor, das die Größenordnung zurechtrückt. Verstöße gegen Anbieter-, Betreiber- oder Transparenzpflichten kosten bis zu 15 Mio. € oder 3 % des weltweiten Umsatzes, für kleine und mittlere Unternehmen gilt der niedrigere Wert. Bei 8 Mio. € Umsatz bleibt ein Rahmen von 240.000 €.

Landet eine Zeile im Hochrisiko-Bereich mit möglicher Ausnahme nach Art. 6 Abs. 3, reicht der Check nur bis zur Akte. Die Ausnahme gilt laut Seite nicht von selbst. Der Anbieter muss sie dokumentieren, bevor das System auf den Markt kommt, und als Betreiber lassen Sie sich diese Bewertung geben. Ob Ihr Fall wirklich darunter fällt, bleibt eine Rechtsfrage.

Zeile 2: Agent, der Lieferantenmails liest, zusammenfasst und ablegt

Ein zweiter Agent aus demselben Projekt sortiert das Einkaufspostfach. Er fasst Lieferantenmails zusammen, verschiebt sie in Ordner und darf auf Wunsch der Einkäufer auch Mails löschen. In der Spalte „Datenfluss“ steht bisher nur „Postfach Einkauf“.

Dabei geht fremder Text an das Modell, und genau diesen Fall beschreibt das Papier des BSI zu Chancen und Risiken generativer KI-Modelle. Ein Sprachmodell unterscheidet nicht zwischen Anweisungen und sonstigem Text und kann einen Satz aus einer Mail, die es nur zusammenfassen soll, als Auftrag verstehen. Hat die Anwendung die Rechte dazu, folgen laut BSI unerwünschte Aktionen bis zum Versenden oder Löschen von E-Mails. Die Version 2.0 vom 17. Januar 2025 ordnet auf 71 Seiten 28 Risiken und 20 Gegenmaßnahmen in einer Tabelle einander zu. Für diese Zeile passt Maßnahme M17. Sie verlangt, die Rechte der Anwendung auf das nötige Minimum zu beschränken, und schlägt vor, kritische Aktionen von einer ausdrücklichen Zustimmung abhängig zu machen, etwa über einen Bestätigungs-Button.

Abhaken lässt sich das Papier nicht. Welche der 20 Maßnahmen der Agent schon erfüllt, gehen Sie mit der Agentur durch. Die KI-Verordnung kommt darin nicht vor.

Zeile 3: Wartungsassistent im Kundenportal, den Ihre Kunden benutzen

Im Kundenportal beantwortet seit dem Sommer ein Chat Fragen zu Fehlercodes und Ersatzteilen. Anders als in Zeile 1 geben Sie das System hier unter Ihrem Namen an Kunden heraus, die dafür zahlen. Das ist die mittlere Antwort im Rollenbogen, Sie sind Anbieter, und der Chatbot-Hinweis nach Art. 50 Abs. 1 ist dann Ihre eigene Pflicht.

Für eine Gegenprobe lohnt der Compliance Checker im AI Act Service Desk der EU-Kommission. Er soll zeigen, welche Regeln der Verordnung für ein System gelten können, mit möglichen Pflichten für Anbieter, Betreiber und andere Beteiligte. Daneben liegt der AI Act Explorer, in dem sich Kapitel, Anhänge und Erwägungsgründe durchblättern lassen. Bleibt eine Frage offen, nimmt sie der Service Desk entgegen, laut Kommission auch in der eigenen Sprache.

Die Kommission nennt den Checker selbst eine Beta-Version und bittet um Rückmeldung an das KI-Büro. Eine deutsche Fassung des Checkers gab es bei unserem Besuch im Oktober 2026 nicht. Ob er die Verschiebungen durch den Digital-Omnibus schon abbildet, ließ sich von außen nicht prüfen. Termine übernehmen wir deshalb aus dem Kalender in Zeile 4.

Zeile 4: Bildvorschläge im eigenen Konfigurator, seit April 2026 auf dem Markt

Ein Konfigurator, den Sie an Kunden verkaufen, erzeugt seit dem Frühjahr Visualisierungen per KI. Die Spalte „nächster Termin“ ist leer, weil alle davon ausgehen, dass für Bilder nichts gilt.

Im Kalender von frag.hugo mit der Rollenauswahl „KI-Anbieter“ steht für den 2. Dezember 2026 ein Eintrag genau dafür. Ihr Konfigurator kam im April auf den Markt und gilt damit als Bestandssystem. Seine Bilder brauchen bis zum 2. Dezember 2026 eine maschinenlesbare Markierung, dass sie von einer KI stammen (Art. 50 Abs. 2, Art. 111 Abs. 4). Am selben Tag greift ein Verbot, das der Digital-Omnibus ergänzt hat. Es betrifft Systeme, die nicht einvernehmliche intime Aufnahmen erzeugen, und Anbieter sollen laut Risikoklassen-Check prüfen, ob ihr System so etwas ohne nennenswerten Umbau könnte.

Für ein Verzeichnis mit beiden Arten von Zeilen lohnt der Wechsel zwischen den Rollen „KI-Anbieter“ und „KI-Nutzer“ im Filter. Der Kennzeichnungseintrag richtet sich nur an Anbieter. Das Verbot vom selben Tag richtet sich laut Kalender an Anbieter und Betreiber gleichermaßen. Welche Ihrer Zeilen ein Bestandssystem ist, muss das Verzeichnis selbst festhalten. Das Datum der Markteinführung gehört deshalb als eigene Spalte dazu.

Mit einer Lizenz oder einem Update ins Haus gekommen

Zeile 5: Copilot für Microsoft 365 in der Geschäftsleitung

Drei Lizenzen sind gekauft, für die Geschäftsführerin, den Prokuristen und die Assistenz. In der Spalte „Datenfluss“ steht zunächst nur „Microsoft“. Das greift zu kurz, denn Copilot durchsucht Postfach, Teams und SharePoint mit den Rechten der Person, die fragt.

Unter den zwölf Prüfungen im Erstbefund von hagel IT zu Freigaben und Anmeldung in Microsoft 365 steht die Freigabe-Voreinstellung für SharePoint und OneDrive. Sie legt fest, welche Art von Link entsteht, wenn jemand eine Datei teilt, ohne lange zu überlegen. Genau diese Links findet Copilot später. Neben der Voreinstellung zählt das Skript, nur lesend, auch die Konten ohne Mehr-Faktor-Anmeldung.

Die Voreinstellung prüft das Skript, eine Liste, wer welchen Ordner lesen darf, liefert es nicht. Ohne diese Aufstellung bleibt die Spalte „Datenfluss“ bei Copilot eine Schätzung.

Zeile 6: KI-Assistent im Projektwiki von Notion

Mit dem letzten Tarifwechsel kam Notion AI ins Wiki. Der Vertrieb lässt sich dort Gesprächsnotizen zu Kunden zusammenfassen, bevor er ein Angebot schreibt.

In der Spalte „Lieferant“ stehen für diese Zeile zwei Einträge, denn Notion reicht die Eingaben an seine KI-Anbieter weiter. Was dort mit ihnen geschieht, hängt laut der Notion-Bewertung von frag.hugo mit Angaben zur KI-Speicherung am Tarif. Nur in Enterprise verzichten die KI-Anbieter ganz auf das Speichern. In Free, Plus und Business behalten sie Eingaben bis zu 30 Tage. Zum Training nutzt nach dem dort zitierten Notion-Text weder Notion noch einer seiner KI-Anbieter die Kundendaten. Geprüft hat frag.hugo das am 19. Oktober 2026.

Welche Notizen die Leute der KI vorlegen, verrät kein Steckbrief. Diese Frage gehört in die Nutzungsregel, die an der Zeile hängt.

Zeile 7: Leistungsprognose je Sachbearbeiter im Ticketsystem

Das Ticketsystem bekommt ein Dashboard mit KI-Prognosen. Es schätzt, wer im Team bei den Bearbeitungszeiten hinterherhängt, und schlägt vor, Tickets umzuverteilen. Die Teamleitung findet das praktisch.

Die Pflichten der KI-Verordnung für Systeme, die Leistung von Beschäftigten bewerten, beginnen erst am 2. Dezember 2027. Die DSGVO gilt heute. In der Rubrik Beschäftigtenüberwachung der Bußgeld-Datenbank reicht die Spanne von 29.000 € für einen Fleischverarbeiter in Niedersachsen bis 35,3 Mio. € für H&M (Stand Oktober 2026). Bei H&M wurden im Servicecenter Nürnberg über Jahre Notizen zu Urlauben, Krankheiten und Familienverhältnissen mehrerer hundert Beschäftigter gesammelt, und sie flossen in Personalentscheidungen ein. Die Hamburger Aufsicht verhängte 35,3 Mio. €, der Bescheid ist bestandskräftig. Eine KI war daran nicht beteiligt. Für die Zeile zählt, dass Profile über Beschäftigte auch ohne KI teuer werden.

Vor dem Einschalten gehört eine Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO an die Zeile. Die Prognose betrifft jede Person im Team und soll Arbeit umverteilen.

Die Spanne sagt wenig über Ihren Fall, denn in derselben Rubrik steht die Videoüberwachung von Arbeitsbereichen in einem Logistikbetrieb neben dem Notizarchiv eines Modehändlers. Der Betriebsrat redet mit, sobald ein Werkzeug Leistung überwachen kann. Ob die Teamleitung das vorhat, spielt keine Rolle (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Zeilen, die niemand gemeldet hat

Zeile 8: Sprachnotizen per App abtippen, auf den Diensthandys im Kundendienst

Die Rundmail mit der Bitte, alle genutzten KI-Dienste zu melden, brachte drei Antworten. Die Diktier-App des Kundendienstes war nicht dabei. Aufgefallen ist sie erst, als ein Techniker fragte, ob er das Abo über die Spesen abrechnen darf. In den Notizen stehen Kundennamen und Adressen.

Für die Lücke zwischen Rundmail und Wirklichkeit ist der Selbsttest von frag.hugo zu KI-Diensten, die niemand freigegeben hat, gedacht. Die Frage zu den Verträgen enthält eine Beobachtung, die bei solchen Apps fast immer passt. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO gibt es bei den meisten Anbietern als Häkchen im Konto, man muss es nur setzen. Fehlt er, hat meist schlicht niemand ein Firmenkonto angelegt. Als beste Antwort gilt, dass es Verträge für alle Dienste gibt und die Liste gepflegt wird, sobald einer dazukommt. Das ist zugleich die Aufgabe des Verzeichnisses.

Zum Betriebsrat hält die Seite fest, dass Vorhaben selten an seinem Nein scheitern, eher daran, dass er zu spät gefragt wurde.

Die Diktier-App wäre auch nach dem Test unbekannt geblieben, hätte der Techniker nicht nach den Spesen gefragt. Spesen- und Kreditkartenbelege sind deshalb die zweite Quelle für diesen Teil des Verzeichnisses.

Zeile 9: Produktberater-Chat im Onlineshop, eingebaut vom Shop-Dienstleister

Der Dienstleister hat auf die Produktseiten ein Chatfenster gesetzt, das Fragen zu Maßen und Lieferzeiten beantwortet. Ins Verzeichnis kam es erst, als jemand für eine ganz andere Frage die Website durchsah.

Seit dem 2. August 2026 muss ein Chatbot nach Art. 50 Abs. 1 erkennen lassen, dass eine Maschine antwortet. Ein Satz vor dem ersten Dialog genügt laut dem Prüfpunkt für Chatbot-Hinweise im Shop-Check von frag.hugo. Adressat des Absatzes ist der Anbieter des Systems. Die Absätze 3 und 4 desselben Artikels richten sich dagegen ausdrücklich an Sie als Betreiber. Für ein Chatfenster, das nur Lieferzeiten nennt, spielen sie aber keine Rolle.

Bei Chat-Widgets erkennt er laut Seite die Einbindung, nicht jeden Dialogverlauf. Als Beleg für die Zeile legen wir deshalb ein Bildschirmfoto des geöffneten Chatfensters mit Datum ab.

Das Muster-Verzeichnis nach neun Zeilen

Die Rollen sind unsere Einordnung der Beispiele und ersetzen keine Prüfung im Einzelfall. Die Spalten Tool, Lieferant und Datenfluss aus dem Fahrplan von hagel IT haben wir hier weggelassen, im echten Verzeichnis gehören sie dazu.

Welche Spalte Sie heute zuerst füllen

Steht irgendwo „unannehmbares Risiko“, kommt diese Zeile vor allen anderen. Die Verbote aus Art. 5 gelten seit Februar 2025, das neue aus dem Omnibus ab 2. Dezember 2026. Bei Verstößen reicht der Rahmen bis 35 Mio. € oder 7 % des Umsatzes.

Sonst fangen wir mit der Spalte „Rolle“ an. Sie entscheidet, welche Pflichten überhaupt in Frage kommen, und sie ist dort offen, wo selbst gebaut wurde. In unserem Muster betrifft das Zeile 1 und Zeile 3, und beide lassen sich mit dem Rollenbogen des Risikoklassen-Checks in einer Sitzung klären.

Als Nächstes kommt die Spalte „Termin“. Der nächste Termin in diesem Muster ist der 2. Dezember 2026 für die Markierung der Konfigurator-Bilder in Zeile 4. Bis dahin muss die Funktion beim eigenen Entwicklungsteam eingeplant sein.

Zuletzt die Spalte „Datenfluss“ für Copilot und Notion AI in Zeile 5 und 6. Hier steht am Anfang fast immer nur der Name des Herstellers, und erst die Freigaben im Mandanten und der Tarif im Wiki füllen sie. Für die Spalte „Lieferant“ gibt es jenseits der KI weitere Prüfhilfen in der Liste von frag.hugo mit Selbsttests zu Mail, Verträgen und Bußgeldern. Neu aufgeschlagen wird das Verzeichnis bei jedem Tarifwechsel, denn Zeile 6 ist genau so entstanden.

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